Los Sistemas de Información en la Contabilidad y la Importancia de Conocerlos

Por, Edwin F. Rivera Otero

Para comenzar a discutir este artículo, necesitamos conocer las definiciones de dos conceptos importantes tales como la Contabilidad y los Sistemas de Información. Por un lado, la contabilidad es un sistema de información que identifica, registra y comunica eventos económicos de una empresa a usuarios interesados en la misma según exponen (Kieso, Weygandt, & Warfield, 2017) en su libro de Accounting Tools for Business Decision Making. Por otro lado, los sistemas de información en la contabilidad según son unas estructuras que las empresas utilizan para almacenar, recoger, manejar, procesar y registrar información financiera a ser utilizada por distintos usuarios de esta según expresa (Fontinelle, 2019) en el portal de Investopedia.com. Analizando los acontecimientos dentro de esta pandemia del COVID-19 podemos encontrar que el mundo de la contabilidad ha evolucionado a un nivel de automatización en ciertas áreas de énfasis. Tomando como perspectiva que mucha de la teoría que se enseña en la Universidad es importante, pero es imperativo aplicarla junto a la práctica. Podemos utilizar los siguientes servicios brindados por un profesional de la Contabilidad: “Bookkeeping”, Contribuciones y Auditoría. Eso llevará a comprender cómo los contadores mantienen los libros de contabilidad de las empresas al día y la importancia de ello.

Desde que comienzan en la Universidad se mencionan términos parecidos al ciclo de Contabilidad. Este ciclo consiste en llevar los libros de contabilidad (“Bookkeeping”) para reconocer transacciones y preparar estados financieros al final de todo año de operaciones. El ciclo de contabilidad se basa en ocho (8) pasos que se repiten cada año para mantener un proceso de consistencia de la información financiera. El volumen de transacciones en una empresa puede variar y registrarlas manualmente toma mucho tiempo, por lo que la tecnología ha traído soluciones para recoger esta información y distribuirla correctamente de acuerdo con el ciclo de Contabilidad. Existen programas de contabilidad como Sage 50 y “Quickbooks” que sirven como herramientas para facilitar este proceso logrando un ahorro de tiempo y dinero para los contadores y las empresas. Es aquí donde vemos la relación entre los sistemas de información de contabilidad junto la tecnología que presenta soluciones a trabajos recurrentes a un menor tiempo y costo. Si la empresa mantiene un “Bookkeeping” efectivo y a tiempo, puede llevar consigo un trabajo más eficiente para que el contador pueda brindarle otros servicios a las empresas como es el caso de Contribuciones y/o Auditoría.

Cuando analizamos los sistemas de información de contabilidad en el párrafo anterior y la importancia de mantener los libros en un sistema tecnológico lleva a adelantar más tiempo para que se le ofrezca al cliente otros servicios incluyendo las Contribuciones. Es necesario conocer cuán efectivo es el “Bookkeeping” de la empresa para convertir este ciclo de contabilidad en el ciclo contributivo y que el cliente pueda cumplir con los impuestos al Gobierno. La teoría contributiva, contable y legal es importante conocerla para realizar el análisis de transacciones realizadas sobre la base de acumulación (Accrual basis) y convertirlas a una base de efectivo (Cash basis) para propósitos exclusivamente contributivos, tal es el caso del Inventario. La evolución del servicio de las Contribuciones ha traído tanto para los individuos, como para las empresas herramientas tecnológicas que disminuyen el tiempo de trabajo y facilitan el envío de la información al Gobierno. Todo esto utilizando la teoría contributiva, contable y legal para registrar estos datos y que el contribuyente pueda radicar sus contribuciones al Gobierno a tiempo y con la base correcta para el mismo.

La auditoría es la acumulación y evaluación de evidencia suficiente sobre información para determinar y reportar dentro de un grado de correspondencia entre la información y el criterio establecido según presentan (Arens, Elder, Beasley, & Hogan, 2017) en su libro Auditing and Assurance Services- An Integrated Approach. Este servicio ofrecido por los profesionales de la contabilidad ha ido evolucionando constantemente en el ámbito tecnológico y de sistemas de información. Hoy en día, existen herramientas tecnológicas que resumen el trabajo de una auditoría y llevarlo a un sistema que lo establece y prepara todos los reportes financieros necesarios para presentar los Estados Financieros Auditados en un tiempo y costo menor. Todo esto se puede lograr con las siguientes condiciones o supuestos: 1. Si la empresa cumple con los requisitos de ley o regulaciones de la profesión para que presente sus Estados Financieros Auditados, 2. Lleven un sistema de “Bookkeeping” que esté actualizado al momento de la auditoría de este, 3. La planificación de la auditoría (Audit Planning) esté determinada por un estimado de horas necesarias para realizar el trabajo y que la información fluya entre las partes, entre otros. Podemos entender que la Auditoría ha comenzado un proceso de evolución digital más allá del esperado hacen 20 años atrás. Esto sin dejar fuera la teoría aprendida en los cursos de Auditoría y aplicarla con la tecnología presente y futura.

En resumen, la contabilidad sigue en un constante proceso de automatización de procesos que se traduce en mantener un buen sistema de libros al día y aumentar las capacidades de las empresas. Es importante comprender las definiciones de la contabilidad como un sistema de información que almacena y maneja datos financieros y que estos sistemas ayudan a entender los procesos que se dan en las empresas y a nivel individual. El mantener un buen “Bookkeeping” al día facilita a que otros servicios puedan ser menos costosos para las empresas y ahorra tiempo de producción para maximizar el mismo en otras líneas de negocio de estas. Gracias por leer este escrito y te invito a que nos sigas la Revolución Empresarial a través de nuestras plataformas digitales.